Manual de Administrador onlineTPV

5.1 PANEL ADMINISTRACIÓN
5.2 AUTORIZACIONES A USUARIOS
5.3 ALTA DE PRODUCTOS
5.4 ALTA DE CATEGORIAS
5.5 ALTA DE CLIENTES - MESAS
5.6 ALTA DE PROVEEDORES
5.7 ALTA DE COBRADORES
5.8 ALTA DE COMPRAS
5.9 ALTA DE ALMACENES

6.1 TRANSFERENCIAS DE ALMACENES
6.2 PRODUCTOS DAÑADOS
6.3 ALERTAS DE PRODUCTOS
6.4 VENTAS INTERNAS
6.5 PROFORMAS - PRESUPUESTOS
6.6 RESERVAR MESA (CALENDARIO)

7.1 AJUSTES DEL SISTEMA
7.2 LOGOTIPOS ADMINISTRACION Y USUARIO
7.3 TIPOS DE IMPUESTOS
7.4 DESCUENTOS E INVITACIONES
7.5 COPIAS DE SEGURIDAD
7.6 CONFIGURACIÓN MAPAS DE MESAS
7.7 AJUSTES DE PANTALLA

8.1 INFORMES VENTAS DE HOY
8.2 VENTAS APARCADAS (NO COBRADAS)
8.3 VENTAS GENERALES
8.4 INFORME DE PRODUCTOS ANULADOS
8.5 INFORME DE PRODUCTOS COBRADOS
8.6 INFORME POR CATEGORIAS
8.7 DIARIO DE TICKETS (CINTA DE CONTRÓL)
8.8 REPORTE DE COMPRAS
8.9 ALERTAS DE PRODUCTOS

9.1 GRÁFICOS GENERALES
9.2 GRAFICO DE PRODUCTOS MÁS VENDIDOS
9.3 GRÁFICO CATEGORIAS MÁS VENDIDAS
9.4 GRÁFICO DE CLIENTES - MESAS
9.5 GRÁFICO DE STOCK ALMACENES
9.6 CALENDARIO VENTAS DIARIAS
9.7 CALENDARIO VENTAS MENSUALES


5.1 PANEL ADMINISTRACIÓN

Al entrar en el Panel administrativo se muestran botones de acceso rápido a las principales opciones que podemos realizar.
Tambien tenemos en la barra superior la opción de calendario de "Reservas" y volver al "Punto de venta" del onlineTPV.





5.2 AUTORIZACIONES A USUARIOS

Tenemos diferentes categorías de autorizaciones de usuarios (botones naranjas) :

  • Dueño .- Es la máxima categoría y el encargado de establecer las autorizaciones a los demás usuarios
  • Admin .- Es el encargado de administrar el sitio (no tiene habilitado el "Setting") tambien puede crear usuarios y demás
  • Comprador .- Esta deshabilitado para usar el "Punto de venta", es el usuario para gestionar las compras de productos.
  • Ventas .- Es la autorización para los camareros / vendedores, con funciones muy limitadas, sólo pueden ver sus informes del día
  • Usuario .- Es la mínima autorización, sólo puede ver listados de compras, ventas y alertas de productos.




  • 5.3 ALTA DE PRODUCTOS

    Los campos marcados con asterísco (*) son obligatorios :

    Cód. Producto .- Código para identificar / registrar al producto (tambien puede ser el cód. de barras)


    Ejemplo : En el punto de venta (parte superior izq.) podemos registrar los productos por código (ejem: 00100 es Ensalada Cesar)


    La opción "Alerta cantidad" es para que el software nos avise que se esta agotando el producto cuando llega a ese mínimo.

    Para importar productos en CSV :

    1.- En la cabecera del archivo tiene que estar :
    Code,Name,Category Code,Unit,Size,Cost,Price,Alert Quantity (no hay que tocar esta linea en el CSV)
    2.- Más abajo donde se ponen las lineas para meter productos, tienen que tener esta estructura :
    3501,Pescado hervido,rojo,1,1,2.00,3.00,100


    El Código de Categoría (Category code) es el color (ver imagen de ejemplo)



    5.4 ALTA DE CATEGORIAS

    Las categorías o tambien llamadas familias de productos pueden ser creadas (AJUSTES/AGREGAR NUEVA CATEGORÍA) asignandoles un color para mejor identificación visual en el punto de venta.


    Y así se verá en el "Punto de venta"


    Tambien con el color en los botones de los productos




    5.5 ALTA DE CLIENTES - MESAS

    Tenemos la opción de crear MESAS o SILLAS BARRA para el "Mapa de mesas" desde EJECUTANTES / NUEVO CLIENTE:


    Los campos marcados con asterísco (*) son obligatorios

  • Nombre de la mesa (ejem.: MESA 1) o silla precedido con "Bar" (ejem.: Bar1001)
  • Correo electrónico (aunque sean mesas o sillas hay que ponerlo - es campo oblig. porque sirve para clientes físicos)mesa1@gmail.com
  • En teléfono, empresa, dirección, ciudad, provincia, postal, país. podemos poner un guión (-) para omitir datos
  • Los campos "pos x, pos y es recomendable no tocarlos ya que indican los ejes XY de la posición de la mesa en el mapa"
  • Podemos elegir si se desea mostrar la mesa en el mapa : si=1 no=0
  • Podemos bloquear o desbloquear la mesa : si=1 no=0
  • Cliente campo personalizado no disponible para mesas.
  • Clientes para reparto a domicilio o cuenta cliente, desde el "Punto de venta" presionamos el botón :


    y se abre la ventana para que un vendedor pueda dar el alta :




    5.6 ALTA PROVEEDORES

    Las casillas marcadas con asterísco (*) son obligatorias :


    Los proveedores creados serán desplegados en las compras (Agregar compras)o los pagos por caja (salida cajón).



    5.7 ALTA DE COBRADORES

    Tenemos la posibilidad de crear cobradores externos cuando queremos usar la opción de reparto a domicilio, asi los cobradores hacen el cuadre de caja externamente al punto de venta.
    Las casillas marcadas con asterísco (*) son obligatorias.




    5.8 ALTA DE COMPRAS

    Al realizar compras de productos (artículos que se venden sin modificación) tenemos la posibilidad de introducirlos como alta de compras para el inventario, la fecha y núm. de orden de compra salen automáticamente, podemos elegir el almacen donde entrará la mercancía y el proveedor al que se realiza dicha compra.
    La introducción de las lineas de productos las podemos hacer por cód. de barras o escribiendo el nombre del producto, finalmente podemos añadir alguna nota o comentario.




    5.9 ALTA DE ALMACENES

    Desde AJUSTES / AGREGAR ALMACEN, podemos crear los almacenes desde donde se surtiran los productos para la venta. Los campos marcados con asteríscos (*) son obligatorios.




    6.1 TRANSFERENCIAS DE ALMACENES

    Una vez creados los almacenes y dados de alta los productos (mercancías inventariadas) tambien podemos realizar transferencia de mercancias entre estos.




    6.2 PRODUCTOS DAÑADOS

    Para acceder a la opción "productos dañados" debemos presionar el icono que se muestra en la imagen (en los listados de PRODUCTOS.)





    6.3 ALERTAS DE PRODUCTOS

    Podemos poner la cantidad limite en cada producto para que el software nos avise que está llegando a agotarse, esta opción la encontramos dentro de la ficha del producto (alerta cantidad)




    6.4 VENTAS INTERNAS

    Tambien podemos crear ventas internas de productos desde el panel administratívo sin necesidad de vender desde el punto de venta, en la opción : VENTAS / CREAR VENTA INTERNA. Los campos marcados con asterísco (*) son obligatorios.




    6.5 PROFORMAS - PRESUPUESTOS

    Para crear un presupuesto o proforma (recomendamos primero crear al cliente) podemos hacerlo mediante la opción : PROFORMA / CREAR PRESUPUESTO, los datos marcados con asterísco son obligatorios.




    6.6 RESERVAR MESA (CALENDARIO)

    Tenemos la opción con el botón "Reservas" (en la parte izq. de la barra superior en el panel administratívo) de abrir un calendario de eventos para crear un aviso de reservas presionando uno de los días que queremos elegír e inmediatamente se nos abre una ventana para crear el evento y guardarlo.




    7.1 AJUSTES DEL SISTEMA

    Este es uno de los primeros pasos que tenemos que hacer para poner nuestro TPV operativo y configurado a la medida. Poner nombre del sitio, lenguaje por defecto, almacen por defecto, cód. de la moneda a utilizar, tipo de impuesto (para producto o para factura), formato fecha, tipo de código de escaneo etc.




    7.2 LOGOTIPOS ADMINISTRACION Y USUARIO

    Podemos asignar el logotipo (imagen) que usaremos tanto en el "login" de acceso al onlineTPV como el logotipo a mostrar en los tickets y facturas cargando la imagen que se solicita a continuación :




    7.3 TIPOS DE IMPUESTOS

    Desde esta opción crearemos los tipos de impuestos con los que vamos a trabajar y aplicar en nuestras ventas :

  • Título : poner nombre del impuesto
  • Tasa : poner cantidad a aplicar (ejemp.: 10 si es para el 10%)
  • Típo : elegír si es por porcentaje %, o tipo fijo





  • 7.4 DESCUENTOS E INVITACIONES

    Tambien podemos crear una tabla de descuentos o invitaciones que luego se pueden aplicar (sólo empleados autorizados) a los productos o al total del ticket o factura :




    7.5 COPIAS DE SEGURIDAD

    Las copias de respaldo (backups) nos permiten ir guardando de forma segura una copia integra del total de los movimientos de nuestro onlineTPV y se hace de forma comprimida con nombre de fecha y hora (para facilitar su búsqueda) y que podrá ser usado para reponer las bases de datos que se guardaron hasta ese momento, se aconseja hacer periódicamente estas copias para tener asegurada su reposición cuando sea necesario.




    7.6 CONFIGURACIÓN MAPAS DE MESAS

    Una vez creadas las mesas (EJECUTANTES/NUEVO CLIENTE) si tiene alguna duda ver apartado : ALTA CLIENTES / MESAS, tenemos la opción de crear los niveles de mapas y mover las mesas a la posición deseada intentando coincidir la cruz de flechas roja con la del cursor (cada vez que movemos una mesa o silla de barra la guardamos inmediatamente en su posición con el botón "GUARDAR POSICIÓN MESA", lo mismo para plantas) en la parte inferior vemos las coordenadas x,y del objeto a mover, una vez finalizado el proceso ya podemos ver las mesas (MAPA MESAS) en el "Punto de venta", podemos crear hasta 3 niveles de mapas por defecto pero si un cliente lo requiere se pueden habilitar más niveles.




    7.7 AJUSTES DE PANTALLA

    En los ajustes de pantalla podemos asignar la cantidad de botones de productos que queremos visualizar en el punto de venta asi como la categoría predeterminada que se pondrá siempre al inicio o al finalizar ventas, tambien el cobrador (encargado) predeterminado, cliente, hora (mostrar tiempo)




    8.1 INFORMES VENTAS DE HOY

    Tenemos dos tipos de informes "Ventas de hoy", el primero (Total) sólo es mostrado al administrador o encargado con la suma de todas las ventas de los empleados y el segundo (Personal) es mostrado al empleado registrado en esos momento para su arqueo de caja individual en las que se detallan todas sus transacciones realizadas, estos informes se pueden imprimir por la impresora de tickets.




    8.2 VENTAS APARCADAS (NO COBRADAS)

    Las ventas aparcadas no cobradas son las mesas abiertas en esos momentos y que estan siendo atendidas y pendientes de cobro, estas son mostradas sólo al administrador o encargado, se pueden imprimir, exportar en PDF, Excel etc.




    8.3 VENTAS GENERALES

    Desde esta opción podemos obtener los informes de ventas de forma general en la cual se muestran cada una de las facturas o tickets de venta, podemos filtrar a nuestra elección desde / hasta que fecha se genera el informe asi como, por cliente, facturador (empleado), almacen etc.


    Una vez generado el informe tambien lo podemos filtrar (al pie del listado) para que nos muestre lo que nos interesa ver en esos momentos.
    Tambien es importante destacar que si queremos ver la "sumatoria del día" en los totales que nos muestra el listado podemos elegir la opción "Mostrar ALL registros"



    Además tenemos las "Acciones" que podemos realizar en cada linea de venta : ver factura, descargar pdf, editar, enviar factura por email, eliminar factura etc.



    8.4 INFORME DE PRODUCTOS ANULADOS

    Podemos generar un listado, sólo para el administrador, (el cual tambien se puede filtrar al pie de la tabla) que nos muestra las distintas anulaciones que han sido generadas por los empleados desde el punto de venta para tener un contról por fechas, productos, unidades, importes etc., este listado se puede imprimir, exportar en pdf, etc.




    8.5 INFORME DE PRODUCTOS COBRADOS

    Similar al de los informes generales de venta pero enfocado a las ventas por productos, nos muestra un listado que tambien se puede generar por fecha inicial y fecha final etc. con las opciones de filtros al pie del listado para mostrar lo que deseamos ver. Para los totales tambien podemos elegir la opción "Mostrar ALL registros" para ver las sumatorias generales.




    8.6 INFORMES POR CATEGORIAS

    Desde esta opción podemos generar los informes (con filtrado) de las ventas por categorías (familias de productos) que tambien podemos exportar en pdf, excel, imprimir.




    8.7 DIARIO DE TICKETS (CINTA DE CONTRÓL)

    Desde el diario de tickets podemos obtener cada día la cinta de contról (ticket por ticket) de las ventas que se pueden imprimir en cualquier momento.




    8.8 REPORTE DE COMPRAS

    Opción para generar los listados de las compras introducidas en los almacenes generando albaranes de entradas. En "Acciones" podemos previsualizar el inventario de compras, descargar como pdf, enviar emails, editar entradas etc.



    8.9 ALERTAS DE PRODUCTOS

    En alertas de productos se generan los listados (que tambien se pueden filtrar) con las cantidades establecidas como alerta y las disminuciones por cada producto, tambien se pueden imprimir o exportar en pdf, excel.



    9.1 GRÁFICOS GENERALES

    Podemos observar visualmente mediante gráficos estadísticos el movimiento general de las ventas. El grafico general de ventas incluye las ventas mensuales con impuesto 1 e impuesto 2, compras (linea) y valor actual de stock por costo y precio. Puede guardar el grafico como jpg, png y pdf.




    9.2 GRAFICO DE PRODUCTOS MÁS VENDIDOS


    9.3 GRÁFICO CATEGORIAS MÁS VENDIDAS


    9.4 GRÁFICO DE CLIENTES - MESAS


    9.5 GRÁFICO DE STOCK ALMACENES


    9.6 CALENDARIO VENTAS DIARIAS


    9.7 CALENDARIO VENTAS MENSUALES
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